Η Διαχείριση Αλλαγών (Change Management) παραμένει η διαδικασία με τη μεγαλύτερη επίδραση στη λειτουργία κάθε οργανισμού Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών, είναι χρήσιμη λοιπόν κάθε αναφορά σε αυτήν, με στόχο τη βελτίωση της εφαρμογής της.
Θα σας επισημάνω σήμερα τα επτά «R» που πρέπει να απαντώνται κατά την εφαρμογή της διαδικασίας:
- Raised, πάντα καταγράφουμε ποιος ζητά την αλλαγή, κυρίως ώστε να αποφεύγουμε μη εξουσιοδοτημένα αιτήματα.
- Reason, για ποιο λόγο θα γίνει η αλλαγή; Ίσως ο λόγος δικαιολογεί το ρίσκο, ίσως και όχι. Σε συνδυασμό με το προσδοκώμενο όφελος θα πρέπει η αλλαγή να είναι ευθυγραμμισμένη με τη στρατηγική και τις προτεραιότητές σας (τα οποία φυσικά θα πρέπει να είναι από πριν σαφώς προσδιορισμένα).
- Return, το προσδοκώμενο όφελος. Τι κερδίζετε από την αλλαγή σε λειτουργικό και οικονομικό επίπεδο, αν υπάρχουν λόγοι ασφάλειας, υποχρεώσεις κανονιστικού πλαισίου κλπ. Σε συνδυασμό με τους λόγους της αλλαγής εξετάστε επίσης τις περιπτώσεις εισαγωγής νέων λύσεων αντί της διατήρησης legacy συστημάτων.
- Risks, όλες οι αλλαγές έχουν ρίσκο. Όσο πληρέστερη η καταγραφή τόσο καλύτερα θα μπορέσετε να προετοιμαστείτε για κάθε κίνδυνο.
- Resources, καταγράψτε όλους τους πόρους που θα χρειαστούν (ανθρώπους, εξοπλισμό, συνεργάτες, εφεδρείες) και τη διαθεσιμότητά τους.
- Responsible, θα πρέπει να υπάρχει πάντα ένας υπεύθυνος αλλαγής που θα φροντίσει για τις δοκιμές, για το πλάνο εφαρμογής, θα ορίσει τα κριτήρια επιτυχίας η μη της αλλαγής και να υπάρχει αν χρειαστεί το πλάνο επιστροφής στην προγενέστερη λειτουργική κατάσταση
- Relationship, ιδιαίτερα σε σύνθετα περιβάλλοντα IT θα πρέπει να καταγράψετε και να ελέγξετε αναλυτικά τις σχέσεις και τις εξαρτήσεις σε όλα τα επίπεδα. Περιπτώσεις εδώ πολλές αλλαγών που πήγαν στραβά από λάθος ασφάλεια στον ηλεκτρολογικό πίνακα, ασυμβατότητα περιφερειακών, ασυμβατότητα πεδίων κ. α.
Φροντίζοντας να υπάρχουν πάντα οι επτά απαντήσεις, πετυχαίνετε πληρέστερη τυποποίηση, καλύτερη τεκμηρίωση των αποφάσεων και μπορείτε να αναπτύξετε μια σειρά από μετρήσιμα στοιχεία και δείκτες.