Η Συνεχείς Βελτίωση των Υπηρεσιών (Continual Service Improvement) πρέπει να γίνει συνείδηση στο μυαλό όλων των ανθρώπων του ΙΤ οργανισμού μας.
Κατ’ αρχήν θα πρέπει να αναπτυχθεί η κουλτούρα της αποδοχής ότι τα πάντα μπορούν να βελτιωθούν. Θα πρέπει να σιγά σιγά να πέφτουν τα ταμπού και τα στεγανά και συλλογικά να προσπαθούμε να βρούμε σημεία βελτίωσης των υπηρεσιών μας ξεκινώντας από τις σχεδιαστικές παραδοχές μέχρι τις μετρήσεις απόδοσης της λειτουργίας.
Η επιτυχία της εφαρμογής του Continual Service Improvement (CSI) εξαρτάται από την αποδοχή αλλά και τη συμμετοχή όλων των εμπλεκομένων μερών (Stakeholders). Πολλές φορές η δημιουργία μιας ‘άτυπης’ ομάδας αποτελούμενης από όλους τους εμπλεκομένους η οποία θα βρίσκεται μία η δύο φορές το χρόνο μοιάζει να εξυπηρετεί αυτό το σκοπό.
Θα ξανά τονίσω πως είναι σημαντικό να έχουν αποδεχτεί όλοι το σκοπό και τη χρησιμότητα της Συνεχούς Βελτίωσης ούτως ώστε να αποφεύγονται παρεξηγήσεις η να θεωρεί ένα τμήμα πως θίγεται η τίθεται σε αμφισβήτηση η δουλειά του.
Να πω σ’ αυτό το σημείο πως πρέπει στο ίδιο πλαίσιο να εξετάζονται και οι διαδικασίες, οι οδηγίες λειτουργίας, η εκπαίδευση, τα εργαλεία και γενικά όλα τα συστατικά που αποτελούν μία η περισσότερες υπηρεσίες καθώς πολλές φορές ανακαλύπτουμε πως αλλαγές και ρυθμίσεις στα μη τεχνικά συστατικά μπορούν να μας δώσουν εξίσου σημαντικές βελτιώσεις στη λειτουργία των υπηρεσιών.
Εφαρμόζοντας τη Συνεχή Βελτίωση Υπηρεσιών στην πραγματικότητα ζητάτε από τους ανθρώπους του ΙΤ οργανισμού να αλλάξουν τον τρόπο σκέψης και πράξης. Θα επιμείνω λοιπόν πως χρειάζεται κατ’ αρχήν καλή και συνεχής επικοινωνία ώστε να καταλάβουν όλοι την αξία του CSI, να το αποδεχτούν και να συμμετέχουν ενεργά.
Τα οφέλη θα ανακαλύψετε πως είναι πολλαπλά καθώς θα βελτιωθούν εκτός από τις υπηρεσίες, η ομαδικότητα, η συμμετοχικότητα αλλά και η συν-αντίληψη για όλα τα μέρη που απαρτίζουν μια υπηρεσία και πώς την αντιλαμβάνεται ο πελάτης.
.
Η Στρατηγική Υπηρεσιών (Service Strategy) τοποθετείται στο ITIL v3 ως θεμέλιο και αφετηρία για την ανάπτυξη Υπηρεσιών Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών καθώς αφορά κυρίως, τη δημιουργία και ανάπτυξη των δυνατοτήτων που θα επιτρέψουν τη μετατροπή πρακτικών και υπηρεσιών, σε στρατηγικό πλεονέκτημα του οργανισμού.
Η Στρατηγική Υπηρεσιών μας καθοδηγεί στο να σταματήσουμε και να σκεφτούμε γιατί κάτι πρέπει να γίνει, πριν αρχίσουμε να σκεφτόμαστε το πώς θα γίνει. Προϋποθέτει να υπάρχει μια ξεκάθαρη Προοπτική (Perspective) που θα περιγράφει το όραμα, την κατεύθυνση, τη φιλοσοφία της αλληλεπίδρασης με τον πελάτη και τις προτεραιότητές μας.
Θεωρώ πολύ σημαντικά σε επίπεδο στρατηγικής:
Την απόδοση αξίας στον πελάτη. Ως στρατηγική απόφαση, για κάθε υπηρεσία που παρέχουμε, θα πρέπει πρώτα να εξασφαλίζουμε την παραγωγή αξίας για τον πελάτη, μέσω της χρηστικότητας/χρησιμότητας και των εγγυήσεων (για παράδειγμα διαθεσιμότητα) και σε δεύτερο χρόνο να βάζουμε την τιμή.
Τη Διαχείριση της Ζήτησης (Demand Management). Είναι κρίσιμο να κατανοήσουμε και να προβλέψουμε τη ζήτησης των υπηρεσιών από τους πελάτες. Άρρηκτα συνδεδεμένη με τη Διαχείριση των Επιχειρηματικών Σχέσεων καλείται να αναλύσει τα δεδομένα, να προβλέψει και να εξασφαλίσει την επάρκεια σε υποδομές και ανθρώπινο δυναμικό. Περιλαμβάνει τόσο την ανάλυση επαναλαμβανόμενων σχημάτων επιχειρηματικής δραστηριότητας και προφίλ χρηστών, όσο και τρόπους κάλυψης της απροσδόκητης ζήτησης ή την αντιμετώπιση απρόβλεπτων καταστάσεων.
Τη Διαχείριση των Επιχειρηματικών Σχέσεων (Business Relationship Management). Η προσπάθεια για τη διατήρηση θετικών σχέσεων κυρίως με τους πελάτες αλλά και με τους συνεργάτες, προμηθευτές και τους μετόχους μας πρέπει να είναι συνεχής και προσεκτική. Μέσω της διαχείρισης επιχειρηματικών σχέσεων προσδιορίζονται οι ανάγκες των πελατών και διασφαλίζουμε ότι είμαστε σε θέση να τις καλύψουμε.
Στο βιβλίο του Service Strategy περιλαμβάνονται επίσης ιδιαίτερα χρήσιμες πρακτικές για τη χρηματοοικονομική διαχείριση των υπηρεσιών, θα σας είναι πολύ χρήσιμο και σίγουρα αξίζει να του ρίξετε μια προσεκτική ματιά.