Άκουσα πρόσφατα για το έργο αναβάθμισης ενός πολύπλοκου πληροφοριακού συστήματος σε μια μεγάλη εταιρία, το οποίο παρά το δυναμικό του ξεκίνημα παρουσίασε προβλήματα και δυσλειτουργίες με αποτέλεσμα την καθυστέρηση ολοκλήρωσης κατά οχτώ μήνες. Καταλαβαίνετε βέβαια το κόστος τόσο επιχειρησιακά για τον ένα οργανισμό όσο και επιχειρηματικά για τον άλλο. Φυσικά το φαινόμενο δεν είναι σπάνιο, […]
Άκουσα πρόσφατα για το έργο αναβάθμισης ενός πολύπλοκου πληροφοριακού συστήματος σε μια μεγάλη εταιρία, το οποίο παρά το δυναμικό του ξεκίνημα παρουσίασε προβλήματα και δυσλειτουργίες με αποτέλεσμα την καθυστέρηση ολοκλήρωσης κατά οχτώ μήνες. Καταλαβαίνετε βέβαια το κόστος τόσο επιχειρησιακά για τον ένα οργανισμό όσο και επιχειρηματικά για τον άλλο. Φυσικά το φαινόμενο δεν είναι σπάνιο, θα αναφερθώ λοιπόν σε μερικά χρήσιμα στοιχεία και σημεία που πιστεύω θα βοηθήσουν να αποφύγουμε δύσκολες καταστάσεις.
- Στο ITIL υπάρχει ένα ολόκληρο βιβλίο/κύκλος ζωής, το Service Transition (Μετάβαση Υπηρεσιών) αφιερωμένο στο θέμα αυτό. Το νόημα είναι πως προσεγγίζουμε μια νέα εγκατάσταση/αναβάθμιση/έκδοση ως αλλαγή που πρέπει να διαχειριστούμε αρκετά νωρίς και όχι ως μόνο μια σειρά από βήματα που εκτελούμε στα πλαίσια ενός έργου.
- Καταγράψτε τα πιθανά ρίσκα, μοιραστείτε τα με την ομάδα σας και γιατί όχι και με τους πελάτες ή χρήστες σας. Χτίσετε από κοινού σενάρια αντιμετώπισης διαφόρων καταστάσεων που μπορεί να προκύψουν.
- Εστιάστε σε ένα πράγμα τη φορά. Σίγουρα έχετε πολλά πράγματα να κάνετε αλλά επικεντρωθείτε σε μια συγκεκριμένη εργασία τη φορά μέχρι το ρίσκο η τα θέματά της να είναι ελεγχόμενα. Άλλωστε αυτός είναι ο λόγος που το Kanban έγινε δημοφιλές.
- Κρατήστε απερίσπαστους τους βασικούς σας πόρους. Φροντίστε οι άνθρωποί κλειδιά να μην δουλεύουν σε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, ειδικότερα όταν υπάρχει κάποιο θέμα κρατήστε εσείς όλα τα «επικοινωνιακά» καθήκοντα και αφήστε τους να δουλεύουν την επίλυση απερίσπαστοι. Από μόνο του αυτό δημιουργεί μια πολύτιμη κουλτούρα.
- Η γνώση είναι δύναμη! φροντίστε να τη μοιράζεστε. Τα knowledgebase συστήματα σίγουρα βοηθούν, αλλά το μυστικό είναι στην κουλτούρα. Εδώ βέβαια θα βοηθούσε ιδιαίτερα μια κίνηση του PMI για μια ανοιχτή βάση από Lessons Learned.
- Go agile. Η παραδοσιακή προσέγγιση του καταρράκτη (waterfall) σπάνια είναι αποδοτική και έχει μεγάλα ρίσκα. Επικεντρωθείτε σε ένα κομμάτι, αναπτύξτε το, δοκιμάστε το, διορθώστε το, βάλτε το επόμενο κομμάτι, δοκιμάστε τα μαζί… ειδικότερα αν έχετε διασυνδέσεις (interfaces) με άλλα συστήματα.
